KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna, rządowa platforma, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. W 2026 roku korzystanie z niego staje się obowiązkowe — ale wchodzi etapami, w zależności od wielkości firmy.
Harmonogram KSeF 2026 — najważniejsze daty
| Data | Kogo dotyczy | Obowiązek |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | Wszyscy przedsiębiorcy | Obowiązkowy ODBIÓR faktur przez KSeF |
| 1 lutego 2026 | Duże firmy (sprzedaż > 200 mln zł w 2024) | Obowiązkowe WYSTAWIANIE faktur w KSeF |
| 1 kwietnia 2026 | Pozostali przedsiębiorcy (poza najmniejszymi) | Obowiązkowe WYSTAWIANIE faktur w KSeF |
| 1 stycznia 2027 | Najmniejsze firmy | Wejście do KSeF |
Kto jest „najmniejszą firmą” z odroczeniem do 2027?
Z obowiązku wystawiania w KSeF w 2026 r. wyłączone są najmniejsze firmy, których faktury nie przekraczają 450 zł dla pojedynczego dokumentu oraz 10 000 zł miesięcznie łącznie. One wejdą do systemu od 1 stycznia 2027 roku.
Uwaga: nawet jeśli Twój obowiązek WYSTAWIANIA faktur w KSeF zaczyna się dopiero w kwietniu 2026, obowiązek ich ODBIORU przez KSeF dotyczy wszystkich już od lutego 2026. Warto mieć dostęp do systemu skonfigurowany wcześniej.
Jak się przygotować do KSeF?
- Upewnij się, że Twój program do fakturowania obsługuje wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych (format XML KSeF).
- Nadaj uprawnienia do KSeF — sobie oraz biuru rachunkowemu, które wystawia lub księguje Twoje faktury.
- Ustal obieg dokumentów: kto wystawia, kto odbiera, jak archiwizujecie numery KSeF.
- Przetestuj wystawienie i odbiór faktury przed datą obowiązkową, żeby uniknąć problemów na ostatnią chwilę.
Dla naszych klientów konfigurację KSeF i obieg e-faktur przygotowujemy w ramach standardowej obsługi — niezależnie od tego, czy rozliczasz się tradycyjnie, czy online.
Najczęstsze pytania
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy jest odbiór faktur przez KSeF dla wszystkich oraz wystawianie dla największych firm (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania obejmuje pozostałych przedsiębiorców, a najmniejsze firmy wchodzą od 1 stycznia 2027 r.
Czy małe firmy muszą korzystać z KSeF w 2026 roku?
Najmniejsze firmy (faktury do 450 zł za dokument i do 10 000 zł miesięcznie) są wyłączone z obowiązku wystawiania w 2026 r. i wejdą do KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Odbiór faktur przez KSeF dotyczy ich jednak już od lutego 2026 r.
Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w KSeF za mnie?
Tak — wystarczy nadać biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF. Wówczas wystawianie i odbiór e-faktur prowadzimy w ramach obsługi księgowej.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Stan prawny na dzień aktualizacji. W indywidualnej sprawie skontaktuj się z nami.
Potrzebujesz pomocy z rozliczeniami?
Poprowadzimy Twoją księgowość tradycyjnie lub online — z dedykowanym opiekunem i transparentnymi cenami. Pierwszy miesiąc gratis.