Księgowość online dla firm
Prowadź księgowość bez wychodzenia z firmy — dokumenty wysyłasz zdjęciem lub plikiem, a my zajmujemy się resztą. Dedykowany opiekun, transparentne ceny i panel, w którym zawsze wiesz, ile masz do zapłaty.
od 155 zł netto/msc — pierwsze 3 miesiące od 49,99 zł netto
Księgowość online to nowoczesny model obsługi rachunkowej, w którym cała współpraca z biurem odbywa się zdalnie — bez dostarczania segregatorów i bez wizyt w biurze. Dokumenty przekazujesz przez panel klienta lub aplikację, a dedykowany opiekun prowadzi rozliczenia i jest z Tobą w stałym kontakcie telefonicznym oraz mailowym.
To rozwiązanie dla firm z całej Polski — niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, mikrofirmę, czy spółkę. Łączy wygodę i oszczędność czasu z pełnym bezpieczeństwem: dostęp do dokumentów masz online, a my pilnujemy terminów podatków i składek za Ciebie.
Co obejmuje księgowość online?
Komu polecamy tę usługę?
- Jednoosobowe działalności (JDG) i freelancerzy
- Mikrofirmy i małe spółki
- E-commerce i firmy usługowe działające zdalnie
- Przedsiębiorcy z całej Polski, którym zależy na oszczędności czasu
Współpraca krok po kroku
Wypełnij krótką ankietę
Zajmie 2 minuty — na jej podstawie dobierzemy pakiet do Twojej firmy.
Podpisz umowę online
Umowę generujemy automatycznie i podpisujesz ją elektronicznie — bez drukowania.
Przesyłaj dokumenty zdalnie
Faktury i dokumenty wysyłasz zdjęciem lub plikiem przez panel klienta.
My księgujemy i pilnujemy terminów
Prowadzimy rozliczenia, a Ty dostajesz powiadomienia, ile i kiedy zapłacić.
Czy skan faktury wystarczy do zaksięgowania?
Tak — przepisy nie wymagają, żeby dokument miał postać papierową. Ustawa o VAT stawia fakturze trzy warunki: autentyczność pochodzenia (wiadomo, kto ją wystawił), integralność treści (dane nie zostały zmienione) i czytelność. Skan albo zdjęcie spełniają je tak samo jak oryginał, a dokumenty wolno przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej. To właśnie dlatego księgowość online jest pełnoprawnym modelem, a nie obejściem przepisów.
Od 2026 r. dyskusja o skanach traci znaczenie: faktury ustrukturyzowane z KSeF są z natury elektroniczne i trafiają do nas bez Twojego udziału — nie musisz ich nawet przesyłać.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmy
Okresy archiwizacji różnią się w zależności od rodzaju dokumentu, a najczęstszy błąd to wyrzucenie dokumentacji „po pięciu latach” bez sprawdzenia, od kiedy ten termin właściwie biegnie.
| Rodzaj dokumentów | Okres przechowywania |
|---|---|
| Faktury i dokumenty podatkowe | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Księgi rachunkowe | 5 lat |
| Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe | bezterminowo (trwale) |
| Dokumentacja pracownicza (zatrudnieni od 2019 r.) | 10 lat |
Faktury wystawione i odebrane przez KSeF system przechowuje automatycznie przez 10 lat — nie musisz tworzyć własnego archiwum. Wyjątkiem są sytuacje, w których przepisy o rachunkowości wymagają dłuższego przechowywania.
Księgowość online a tradycyjne biuro rachunkowe
| Kryterium | Księgowość online | Biuro tradycyjne |
|---|---|---|
| Przekazanie dokumentów | panel klienta, KSeF | dostarczenie osobiste lub kurierem |
| Dostęp do dokumentów | przez całą dobę online | w godzinach pracy biura |
| Zasięg | cała Polska | ograniczony lokalizacją |
| Kontakt z księgową | telefon, e-mail, panel | głównie osobiście |
| Terminy | automatyczne powiadomienia | zwykle kontakt z biura |
Model zdalny nie oznacza anonimowej obsługi. Twoją firmę prowadzi konkretna, przypisana księgowa — dzwonisz i piszesz bezpośrednio do niej, zamiast trafiać za każdym razem do innej osoby.
Czego potrzebujemy, żeby zacząć
Rozpoczęcie współpracy zdalnej wymaga kilku formalności, które załatwiamy elektronicznie — bez wizyty w urzędzie.
- Pełnomocnictwo UPL-1 — pozwala nam podpisywać i składać Twoje deklaracje podatkowe drogą elektroniczną. Bez niego nie moglibyśmy wysyłać JPK ani zeznań w Twoim imieniu.
- Pełnomocnictwo ZUS-PEL — umożliwia reprezentowanie Cię przed ZUS i przesyłanie dokumentów ubezpieczeniowych.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych — wymagana przez RODO, bo przetwarzamy dane Twoich pracowników i kontrahentów.
- Dostęp do dotychczasowej dokumentacji — jeśli przejmujemy księgowość od innego biura lub od Ciebie.
Bezpieczeństwo danych w modelu zdalnym
Dokumenty przekazujesz przez panel klienta, a nie luźnym mailem — to istotna różnica, bo poczta elektroniczna jest najsłabszym ogniwem w obiegu dokumentów księgowych. Jako podmiot przetwarzający Twoje dane działamy na podstawie umowy powierzenia zgodnej z RODO, która określa zakres przetwarzania i nasze obowiązki. Dostęp do dokumentacji masz przez całą dobę, również po zakończeniu współpracy.
Jak wygląda przejście z dotychczasowego biura
Księgowość można zmienić w dowolnym momencie roku — nie trzeba czekać do stycznia. Odbieramy dokumentację od poprzedniego biura, sprawdzamy poprawność dotychczasowych rozliczeń i sald, zgłaszamy zmianę pełnomocnictw do urzędu skarbowego i ZUS, a następnie przejmujemy prowadzenie od bieżącego miesiąca. W praktyce najważniejsze jest zgranie momentu przejęcia z terminami deklaracji, żeby żaden okres nie został nierozliczony — i to bierzemy na siebie.
Najczęstsze pytania
Czy księgowość online jest bezpieczna?
Tak. Dokumenty przechowujesz i przesyłasz przez zabezpieczony panel klienta, a dostęp do nich masz przez całą dobę. Twoje rozliczenia prowadzi dedykowany, stały opiekun.
Czy muszę dostarczać papierowe dokumenty?
Nie. W modelu online wystarczy zdjęcie lub plik faktury przesłany przez panel. Nie musisz dostarczać segregatorów ani odwiedzać biura.
Dla jakich firm sprawdza się księgowość online?
Dla jednoosobowych działalności, freelancerów, mikrofirm, e-commerce i spółek z całej Polski. Model online jest szczególnie wygodny dla firm działających zdalnie.
Czy muszę mieć podpis elektroniczny albo profil zaufany?
Nie musisz podpisywać deklaracji samodzielnie. Wystarczy, że udzielisz nam pełnomocnictwa UPL-1 — wtedy to my podpisujemy i wysyłamy Twoje deklaracje elektronicznie. Umowę o księgowość podpiszesz online, bez drukowania.
Jak długo muszę przechowywać faktury i dokumenty?
Dokumenty podatkowe co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku — a nie od daty wystawienia faktury. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowuje się bezterminowo, a dokumentację pracowniczą (przy zatrudnieniu od 2019 r.) przez 10 lat. Faktury przechodzące przez KSeF system archiwizuje sam przez 10 lat.
Czy mogę zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?
Tak, w dowolnym momencie — nie trzeba czekać do stycznia. Odbieramy dokumentację od poprzedniego biura, weryfikujemy dotychczasowe rozliczenia, zgłaszamy zmianę pełnomocnictw i przejmujemy prowadzenie od bieżącego miesiąca, pilnując, żeby żaden okres nie został nierozliczony.
Co zrobić z papierowymi dokumentami, które już mam?
Zachowujesz je u siebie do końca wymaganego okresu przechowywania — my księgujemy na podstawie skanów. Przepisy nie wymagają, żeby dokumenty leżały w biurze rachunkowym; wymagają jedynie, byś potrafił je okazać w razie kontroli.
Zacznij bez ryzyka.
Pierwsze 3 miesiące taniej.
Zostaw kontakt — oddzwonimy i uruchomimy promocyjną cenę. Możesz też od razu zawrzeć umowę online przez 2-minutową ankietę.